A Lei das S/A combinada com o Código Civil determina que as reuniões ou assembleias gerais ordinárias devem ser realizadas nos quatro meses seguintes ao término do exercício social, desta forma a aprovação de contas deve ocorrer até 30 de abril de cada ano.
De acordo com o artigo 1080-A, do Código Civil, as reuniões ou assembleias podem ocorrer de forma presencial, semipresencial ou digital, desde que supridos os quesitos de convocação. O § 3º, do artigo 1.152, do Código Civil determina que as sociedades limitadas com mais de 10 sócios devem publicar anúncio de convocação para a assembleia de sócios, no mínimo 3 vezes, enquanto as sociedades limitadas com até 10 sócios devem observar as regras de convocação previstas em seus respectivos contratos sociais.
A presença da totalidade dos sócios na reunião ou assembleia ou quando estes se declararem cientes do local, data, hora e ordem do dia por escrito dispensa a necessidade de convocação.
O artigo 1.078, § 1º do Código Civil, determina que o balanço patrimonial e o de resultado econômico devem ser colocados à disposição dos sócios até 30 dias antes da data marcada para realização da assembleia.
É conveniente destacar a importância do regular cumprimento dessa obrigação legal, pois a aprovação de contas não só dá quitação aos atos praticados pelos administradores, como também pode conferir maior transparência às atividades desenvolvidas pelos gestores, o que pode ser um diferencial em operações de fusões e aquisições, captação de investimentos, contratação empréstimos ou participação em concessões governamentais.